Qué sabe hacer
Donna tiene todas las habilidades. Tu empresa enciende las que necesita.
No es un traje a medida que hay que coser de nuevo cada vez. Es un producto que se configura: 7 ejes de trabajo andando, y cada empresa arma el suyo con lo que le sirve.
Lo que hay abajo
Debajo de todos los ejes hay una sola cosa.
Donna guarda lo que le mandan y lo ordena donde corresponde. Un audio dictado, la foto de un documento, un correo reenviado, lo que se habló en una reunión. Cada cosa queda archivada con de dónde salió, quién la mandó y desde cuándo vale.
Todo lo demás sale de ahí. Responder es ir a buscar lo que ya está guardado, redactar es armarlo con datos que no hay que volver a pedir, y perseguir un compromiso es acordarse de algo que se anotó una vez. Sin el archivo ordenado abajo, lo de arriba es un chatbot más.
Cargar
Meter información a la central sin que nadie tenga que abrir un formulario. Se le dicta un audio, se le manda la foto de un documento, se le reenvía un correo o se aprieta un atajo en el computador, y eso queda archivado con quién lo mandó y cuándo. Es la base de todo lo demás: si no entra, no hay nada que responder después.
Ver todo lo que traeOcultar
- Con una foto. Recibe la foto de un documento, le saca el texto y reconoce qué es: una factura, una boleta, una transferencia, un contrato. Del papel queda algo que después se puede buscar, no una imagen perdida en una conversación.
- Desde el computador. La aplicación del computador es un tablero completo y no solo un atajo: desde ahí se le escribe, se le dicta, se captura la pantalla, se trae una imagen y se busca en el archivo. El texto se lee en el propio equipo, así que la imagen no sale de ahí y archivar no cuesta nada.
- Dictando o escribiendo. Recibe un audio o un mensaje escrito, entiende qué es y lo archiva donde corresponde. Cuando no puede leer el audio lo dice y lo pasa a una persona, en vez de archivar algo a medias.
- Reenviando un correo. Queda archivado con su contexto, sin sacarlo de donde estaba. Y con la copia oculta fija ni siquiera hay que reenviarlo: se entera de lo que sale sin que nadie cambie de hábito.
Responder
Contestar lo que ya está archivado. Las preguntas que se repiten todos los días, en qué va un trámite o una gestión, y dónde quedó un documento que alguien está buscando. Si el dato no está, lo dice, y esa es la regla que hace que se le pueda creer cuando sí contesta.
Ver todo lo que traeOcultar
- Buscar en el archivo. Encuentra un documento o un antecedente entre todo lo archivado. Con dos candidatos parecidos muestra los dos y pregunta, en vez de adivinar cuál era.
- Información interna. Contesta las preguntas que se repiten, desde la base de conocimiento de la empresa. Dice desde cuándo vale el dato, y avisa cuando la respuesta está sin revisar.
- Por el estado de algo. En qué va un trámite, un pedido o una gestión. Contesta con la última actualización que tenga cargada y con cuándo se cargó, para que se note si está vieja.
Redactar
Escribir el borrador desde las plantillas de la empresa, con los datos que ya están cargados en vez de pedirlos de nuevo. Un contrato, una carta, un correo de respuesta. Lo manda un humano, nunca ella sola.
Ver todo lo que traeOcultar
- Correos. Escribe el borrador con lo que ya está archivado, así no hay que volver a pedir ningún dato. Lo manda un humano, nunca ella sola.
- Documentos. Arma el documento desde las plantillas de la empresa, con los datos que ya están cargados. Donde falta uno deja la línea en blanco y avisa cuál, porque una llave sin reemplazar no puede salir impresa en algo que se firma.
Agendar
Horas, confirmaciones y recordatorios, sobre el calendario que ya usa la empresa. También lo que uno le pide que le recuerde, que es lo primero que se pierde cuando el día se llena.
Ver todo lo que traeOcultar
- Agendar. Ofrece las horas libres, agenda, confirma y reagenda sobre el calendario que ya usa la empresa. Avisa cuando algo se pisa, antes de que se pise.
- Recordar lo que le pidas. Se le pide de pasada, en la misma conversación, y avisa cuando toca. Es lo primero que se pierde cuando el día se llena y lo más barato de sostener.
Publicar
Empujar la información al sistema donde de verdad tiene que quedar, y guardar el acuse. Sin el acuse no hay forma de contestar después si se hizo o no, que es la pregunta que aparece siempre cuando algo se cae.
Ver todo lo que traeOcultar
- En un sistema externo. Sube la información al sistema donde de verdad tiene que quedar y guarda el acuse. Sin acuse no hay forma de contestar después si se hizo, que es la pregunta que aparece siempre cuando algo se cae.
Seguimiento
Perseguir lo que alguien prometió y avisar lo que vence, antes de que sea tarde. Lo que se acordó en una reunión, el plazo que se viene encima y el pago que no ha entrado. Si no le consta que se hizo, lo dice así en vez de darlo por hecho.
Ver todo lo que traeOcultar
- Avisar lo que vence. Revisa sola qué vence y avisa con tiempo, no el mismo día. Corre todos los días y no llama a ningún modelo, así que no cuesta por revisión.
- Cobrar y perseguir el pago. Arma el enlace de pago, lo manda y anota quién pagó. También cobra en cuotas. La plata va directo del que paga a la cuenta de la empresa: nunca pasa por Donna.
- Perseguir compromisos. Guarda lo que alguien prometió y para cuándo, y lo persigue. Si no le consta que se hizo lo dice así, porque no constarle es verdad siempre y dar algo por pendiente puede no serlo.
Avisar
Hablar primero, sin que nadie pregunte. El correo de la mañana con lo de hoy y lo que vence, y el aviso por WhatsApp cuando algo no puede esperar hasta mañana.
Ver todo lo que traeOcultar
- Lo urgente por WhatsApp. Solo para lo que no puede esperar al correo de mañana. Tiene tope mensual, porque un mensaje de WhatsApp fuera de conversación se paga y el correo no.
- Resumen diario por correo. A la hora que fije la empresa sale un correo con lo de hoy, lo que vence y lo que quedó pendiente. Se puede responder ese mismo correo y la respuesta entra a la central.
Hacia dónde va
Aconsejar
El escalón que no se compra, se gana. Con meses de historia archivada Donna puede sugerir a quién conviene contactar, qué se está repitiendo y dónde se está perdiendo tiempo. Está en desarrollo y se cuenta acá para que se sepa hacia dónde va, no para venderlo: encendido el primer día no aconsejaría nada, solo inventaría.
La otra mitad
Todo esto se mira y se maneja desde un panel.
Los ejes de arriba son lo que Donna hace cuando alguien le habla. El panel es lo que la empresa ve y controla, y ahí hay cosas que no son habilidades ni podrían serlo: corregir algo que se archivó mal, mirar todo lo de un cliente junto, decidir a quién le llega qué.
Se entra desde el navegador, con usuario y contraseña, y cada persona ve lo que su rol alcanza. El mismo límite que se aplica en la conversación se aplica acá.
Mirar
- Qué pasó hoy y qué está esperando a alguien
- Las conversaciones, un hilo por persona y no uno por canal
- Todo lo archivado, con quién lo cargó y cuándo
- La ficha de cada cliente, con lo suyo en una sola pantalla
- La bitácora, con el recorrido de lo que se cargó en terreno
Trabajar
- Cargar a mano lo que no pasó por el chat, desde una novedad hasta un contrato
- Corregir lo que quedó mal clasificado, y borrar de verdad
- Escribir y editar las respuestas que Donna da
- Agendar, mover y cancelar sin pasar por la conversación
- Cobrar, y ver quién pagó y quién no
Administrar
- Inscribir a alguien, o pegar la lista completa de una vez
- Encender y apagar del catálogo, y elegir con quién usa cada cosa
- Definir a quién le llega cada tipo de cosa que sube el equipo
- Fijar cómo habla Donna en esa empresa y qué no dice nunca
- Conectar el WhatsApp, el correo, el calendario y la casilla de cada persona
- Sacar informes, que se calculan sin llamar a ningún modelo
Qué prendemos para tu empresa.
Qué enciende tu empresa lo eliges tú, y lo que quede apagado no existe para nadie ni se paga. Con quién hace cada cosa se decide aparte, al inscribir a cada persona, y eso está contado entero en quién ve qué.
Lo normal es partir con cargar, responder y avisar, que es donde se nota al tiro, y sumar el resto cuando ya hay costumbre y hay archivo. Aconsejar se deja para después a propósito.